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¿CÓMO PUEDEN LAS PEQUEÑAS Y MEDIANAS EMPRESAS PONER EN PRÁCTICA PROGRAMAS DE COMPLIANCE?

Lorena Cobiella


Los programas de Ethics & Compliance ya no son sólo para grandes empresas multinacionales. Las pequeñas y medianas empresas ven los beneficios de poner en marcha programas de cumplimiento (Compliance), no sólo para cumplir con sus obligaciones legales y regulatorias, sino también como un medio para lograr sus objetivos de negocio y desarrollar su estrategia en línea con los valores y la cultura de la compañía.


6 COSAS A CONSIDERAR POR LAS PEQUEÑAS Y MEDIANAS EMPRESAS AL PONER EN MARCHA SUS PROGRAMAS DE ETHICS & COMPLIANCE


1 Liderazgo & Cultura


2 Valoración de riesgos

Es crucial que los órganos de gobierno y la dirección de las empresas estén comprometidos con una cultura de hacer las cosas bien. La integridad y la ética como parte de la estrategia de hacer negocios lleva a la organización a operar con honestidad y en línea con sus valores éticos y, como no puede ser de otra manera, con la legislación aplicable. Se trata de tener éxito en los negocios y al mismo tiempo, hacer las cosas bien. La existencia de programas de compliance que sean sólidos mejora la credibilidad de la empresa y la confianza de los stakeholders y de los empleados y contribuye a un aumento de los beneficios de la empresa. Los equipos de dirección tienen un importante papel que jugar: deben liderar con su ejemplo, y apostar porque Ethics & Compliance sea parte del día a día del negocio de la empresa.

Las empresas, con independencia de su tamaño, deben entender y analizar los riesgos que son inherentes a su negocio y adoptar un enfoque de Ethics & Compliance basado en riesgo (risk based) . De esta manera, deben anticipar y priorizar los riesgos teniendo en cuenta factores internos y externos que contribuyen a diseñar su perfil de riesgo (risk profile) y a definir el apetito de riesgo (risk appetite) de la empresa. A continuación, la empresa debe definir sus procesos de gestión de riesgos (risk management), incluyendo controles adecuados para tolerar o mitigar los riesgos así como actualizaciones periódicas y seguimiento de los riesgos para asegurarse una mejora continuada.

3 Recursos



4 Políticas, Procedimientos & Estándares

​Es de vital importancia que los órganos de gobierno y la dirección de la empresa supervisen los asuntos de Ethics & Compliance, ya sea bajo el departamento Legal o Financiero, o cualquier otra función. Establecer los controles internos adecuados es también esencial. Si las pequeñas y medianas empresas no disponen de recursos internos para crear una función de Ethics & Compliance, deben considerar recursos externos para asegurarse un nivel adecuado en estso aspectos.

​Las empresas de cualquier tamaño deben contar con un Código de Conducta que esté basado en los valores y la cultura de la empresa. Asimismo, deben poner en práctica políticas, procedimientos y estándares de conducta para guiar a sus empleados en sus actividades del día a día. Es muy importante que esos documentos se adapten a las necesidades y tamaño de la empresa y que estén anclados en la valoración de riesgos previamente realizada. Las políticas y procedimientos deben estar actualizadas, deben ser claras, precisas y de fácil acceso para los empleados y deben someterse a revisión periódica para asegurarse una mejora continuada.


5 Comunicación y formación efectivas


6 Revisión, Métricas

& Reacción

Una vez que la empresa tiene en marcha su Código de Conducta y las políticas y procedimientos necesarios, la formación de los empleados y colaboradores es otro pilar esencial para obtener un programa de Ethics & Compliance sólido. Es el deber de la dirección organizar sesiones de formación frecuentes, ya sean presenciales o remotas, y llevar un registro de las sesiones de formación realizadas y de los participantes. En paralelo, una efectiva comunicación por parte del equipo de dirección de la empresa destacando la importancia de Ethics & Compliance en las actividades del día a día del negocio marca la diferencia y refuerza la idea de vincular el éxito financiero de la empresa a hacer las cosas bien.

Las pequeñas y medianas empresas deben tener sistemas de seguimiento y medición de la efectividad de sus programas de Ethics & Compliance y también deben considerar recursos externos para llevar a cabo revisiones periódicas de dicha efectividad. Al mismo tiempo, las empresas deben comprometerse a abordar posibles incumplimientos e imponer acciones correctivas, si es necesario. Además, disponer de canales para la adecuada protección de las personas que plantean o cuestionan la existencia de conductas inadecuadas dentro de la organización no es solo una obligación legal en muchas jurisdicciones sino también un indicador importante de un programa de Ethics & Compliance sólido.


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